Manual do Usuário Externo

Apresentação

Dois marcadores se repetem ao longo do manual:

Responsabilidades do usuário externo

O cadastro como usuário externo é pessoal e intransferível. A conta é operada sob a responsabilidade da própria pessoa, que responde pelo uso indevido nas esferas civil, penal e administrativa. Não se admite, em nenhuma hipótese, a alegação de uso por terceiros.

Entre os compromissos do usuário externo estão:

• manter sigilo da senha de assinatura eletrônica;
• manter seus dados cadastrais atualizados;
• garantir a conformidade entre os dados informados e os documentos enviados, incluindo campos obrigatórios e documentos essenciais;
• respeitar os formatos e tamanhos de arquivo aceitos pelo sistema;
• conservar os originais em papel dos documentos digitalizados, para eventual conferência;
• verificar, pelo recibo eletrônico de protocolo, o recebimento das petições enviadas;
• consultar o SEI periodicamente para verificar intimações. Não havendo consulta, a intimação é considerada realizada 15 dias após sua expedição.

Acesso e cadastro do usuário externo

O acesso ao ambiente externo do SEI IFMG é feito pelo endereço sei.ifmg.edu.br/externo. Há dois caminhos: pelo login gov.br (recomendado) ou por e-mail e senha cadastrados no SEI.

Caminho recomendado: login com gov.br

1. Acesse sei.ifmg.edu.br/externo.
2. Clique em "Acessar com gov.br" (também chamado de "Login Único").
3. Faça login no gov.br com CPF e senha e clique em "Autorizar" para compartilhar seus dados com o SEI.
4. Complete o cadastro (primeiro acesso).
   Parte dos dados vem preenchida do gov.br. Complemente com endereço, telefone e RG e crie uma senha própria do SEI, usada para assinar e como acesso alternativo caso o gov.br fique indisponível.
5. Informe o código de segurança e clique em "Enviar".
6. Acesso liberado.
   Com conta prata ou ouro, você já entra habilitado. Contas bronze precisam validar o cadastro pelo caminho alternativo abaixo.

Senha do SEI

A senha do SEI é diferente da senha do gov.br. Ela é usada para assinar documentos e para entrar no sistema caso o login gov.br esteja indisponível. Você pode trocá-la a qualquer momento em "Alterar Senha", no menu lateral.

Caminho alternativo: cadastro com e-mail e senha

Para quem não tem conta gov.br (ou tem nível bronze), o cadastro é feito em duas etapas: o preenchimento da ficha online e a validação por documentos.

1. Preencha a ficha online.
   No ambiente externo, clique em "Clique aqui para se cadastrar", leia as orientações e preencha os campos. Defina o e-mail e a senha que usará para entrar e assinar.
2. Envie a documentação.
   Após o cadastro online, encaminhe os documentos abaixo, em PDF, para o e-mail indicado na convocação ou no edital do seu processo. No assunto, use "DOCUMENTOS CADASTRO DE USUÁRIO EXTERNO - SEI-IFMG". Em caso de dúvida, escreva para ti.arcos@ifmg.edu.br.
3. Aguarde a liberação.
   O prazo estimado é de até 7 dias úteis. O login só funciona após o e-mail confirmando a aprovação do cadastro.

Documentos da pessoa física

• Documento de identidade com foto e CPF;
• Comprovante de endereço residencial emitido nos últimos 90 dias;
• Termo de Cadastro de Usuário Externo preenchido e assinado. Para menores de idade, o termo deve ser assinado também pelo responsável legal, com os documentos do responsável.

Documentos da empresa ou instituição (quando aplicável)

• Contrato ou Estatuto Social e a última alteração contratual, se houver;
• Procuração com poderes de representação registrada em cartório, se houver;
• Comprovante de endereço comercial dos últimos 90 dias.

Login e recuperação de senha

Quem usa gov.br entra pelo botão "Acessar com gov.br". Quem se cadastrou com e-mail e senha entra com essas credenciais, depois que o cadastro estiver liberado. Antes da liberação, o sistema exibe um aviso de cadastro pendente.

Esqueci minha senha

Se você usa e-mail e senha e o cadastro já está liberado, clique em "Esqueci minha senha" e informe o e-mail do cadastro. Uma nova senha é gerada e enviada para esse endereço. (Quem entra pelo gov.br recupera a senha pelo próprio portal gov.br.)

Alterar senha

Acesse "Alterar senha" no menu lateral, defina uma nova senha e salve. Uma mensagem confirma a alteração.

Controle de acessos externos

Após o login, você cai na tela "Controle de Acessos Externos", onde aparecem os processos disponíveis para o seu usuário. No menu lateral ficam as funcionalidades:

• Controle de Acessos Externos - retorna a esta tela inicial;
• Alterar Senha - troca a senha de acesso;
• Pesquisa Pública - consulta processos e documentos públicos;
• Peticionamento - abre processos novos ou inclui documentos em processos existentes;
• Recibos Eletrônicos de Protocolo - lista os recibos dos seus peticionamentos;
• Intimações Eletrônicas - mostra as intimações e seus prazos.

Na coluna "Ações", o ícone de caneta sinaliza documento liberado para assinatura e o ícone de seta sinaliza permissão para incluir documentos. Números em azul são processos ou documentos disponíveis para visualização; clique sobre eles para abrir o conteúdo.

Acesso aos processos

Não é preciso ter cadastro para visualizar um processo disponibilizado: nesse caso, o IFMG envia um link de acesso para o e-mail informado, com o tipo de acesso e o prazo de validade. Já para interagir com o processo (incluir documentos ou peticionar), o cadastro é obrigatório.

O acesso externo costuma ser concedido em duas situações:

1. ao longo da tramitação, quando a área responsável o disponibiliza ao interessado, por exemplo para dar ciência de uma decisão;
2. mediante pedido de vistas, no caso de processos restritos que não aparecem na Pesquisa Pública.

O acesso pode ser integral ou parcial e é sempre por tempo limitado. O tipo de liberação aparece no topo da tela de consulta, e os documentos liberados ficam marcados com o número em azul.

Inclusão de documento

Quando a unidade libera um processo permitindo o envio de arquivos, ele aparece no "Controle de Acessos Externos" com o ícone de inclusão na coluna "Ações".

1. Clique no ícone de inclusão do processo desejado.
   Abre a tela "Inclusão de Documento".
2. Selecione o tipo de documento.
   A lista mostra apenas os tipos que o seu usuário pode inserir naquele processo.
3. Escolha o arquivo.
   Clique em "Escolher Arquivo" e selecione o documento no seu dispositivo.
4. Salve.
   O sistema carrega o arquivo e confirma a inclusão exibindo o número SEI do documento.

Assinatura externa

Para assinar é preciso já ter o acesso liberado. A área responsável libera o documento para a sua assinatura e o sistema envia um aviso por e-mail. Ainda assim, vale conferir o SEI periodicamente.

1. Localize o documento.
   No "Controle de Acessos Externos", o ícone de caneta indica documento para assinar.
2. Confira o conteúdo.
   Clique no número em azul na coluna "Documento para assinatura" para ler antes de assinar.
3. Assine.
   Clique no ícone da caneta. Na janela "Assinatura de Documento", se o campo "Cargo/Função" estiver vazio, selecione "Usuário Externo", digite sua senha de assinatura e clique em "Assinar".

Peticionamento eletrônico

O peticionamento permite enviar documentos diretamente ao IFMG, seja para abrir um processo novo, seja para complementar um existente. É necessário estar com o acesso liberado. Há duas modalidades:

• Processo Novo - os documentos formam um processo novo, encaminhado à unidade predefinida no sistema;
• Intercorrente - os documentos são relacionados ou incluídos em um processo já existente, indicado por você. Se o processo estiver concluído, ele é reaberto automaticamente.

Peticionamento de processo novo

1. Abra o menu Peticionamento e escolha "Processo Novo".
2. Escolha o tipo de processo.
   Leia as Orientações Gerais. Se não souber qual tipo se aplica, use "Manifestação de Usuário Externo", que segue para triagem.
3. Preencha a especificação e os interessados.
   Na "Especificação", descreva o pedido em até 100 caracteres. Em "Interessados", informe CPF (pessoa física) ou CNPJ (pessoa jurídica), clique em "Validar" e depois em "Adicionar".
4. Inclua os documentos.
   São três grupos: Documento Principal (sua solicitação), Documentos Essenciais (exigidos pela unidade) e Documentos Complementares (opcionais).
5. Peticione e assine.
   Clique em "Peticionar". Na janela de assinatura, selecione "Usuário Externo" se necessário, digite a senha e clique em "Assinar".

Documento principal interno

Alguns tipos de processo usam um documento principal interno, editado dentro do próprio SEI. Abra o editor pelo link na tela, preencha, salve e feche a janela. Depois, defina o nível de acesso (Público ou Restrito) e, se restrito, indique a base legal da restrição.

Documentos externos

Documentos externos são os gerados fora do SEI. Para incluí-los: escolha o arquivo (prefira PDF), selecione o tipo, preencha o complemento, defina o nível de acesso, informe se é Nato-digital ou Digitalizado e clique em "Adicionar". Observe os limites:

• Documento Principal: até 10 MB. Demais documentos: até 20 MB.
• Nomes de arquivo simples, com menos de 50 caracteres, sem acentos nem caracteres especiais (como ° º ª ´ ~ ^ ç * / \ , % & .).

Peticionamento intercorrente

1. Abra o menu Peticionamento e escolha "Intercorrente".
2. Informe o número do processo e clique em "Validar". Confirmado o tipo, clique em "Adicionar".
3. Inclua os documentos seguindo as mesmas regras dos documentos externos.
4. Peticione e assine com a sua senha.

Recibos eletrônicos

Todo peticionamento gera um Recibo Eletrônico de Protocolo, anexado ao processo e disponível em "Recibos Eletrônicos de Protocolo" no menu lateral. O recibo traz data e hora, modalidade, número do processo, interessados e a lista de documentos com seus números SEI.

Intimação eletrônica

A intimação eletrônica permite que o IFMG se comunique diretamente com o usuário externo para dar ciência, exigir o cumprimento de obrigações ou fazer outras comunicações. Ao receber uma intimação, você é notificado no e-mail cadastrado.

Consultar e responder

As intimações aparecem na tela de controle. Clique no ícone de cadeado para consultar e confirmar a ciência. Depois disso ficam disponíveis o documento da intimação, a Certidão de Intimação e, quando cabível, a opção de responder por peticionamento intercorrente.

Para responder, clique no ícone de resposta, selecione o tipo de resposta e inclua a petição como documento externo. Concluído o peticionamento, o andamento é atualizado e o recibo fica disponível.

Pesquisa pública

A Pesquisa Pública permite acompanhar o andamento de processos e documentos do SEI IFMG cujo nível de acesso seja público. Documentos públicos em processos públicos podem ser vistos por qualquer pessoa, sem cadastro.

1. Informe o número do processo ou documento.
   O número SEI é a forma mais direta de localizar o que procura.
2. Digite o código de validação, respeitando maiúsculas e minúsculas.
3. Clique em "Pesquisar" e abra o resultado pelo número em azul.

A tela do processo traz a Autuação (dados gerais), a Lista de Protocolos (documentos vinculados) e a Lista de Andamentos (tramitação). Documentos restritos não aparecem na Pesquisa Pública. Para acessá-los, peça vistas à unidade responsável.

Suporte e materiais

Dúvidas sobre o acesso externo ao SEI no Campus Avançado Arcos podem ser enviadas para o suporte de TI:

Ao pedir suporte, informe o CPF usado no cadastro, o número do processo (quando houver) e uma descrição do que aconteceu. Se possível, anexe uma captura de tela da mensagem de erro.